Το Office 365 αποτελεί την πρόταση της Microsoft για την κάλυψη των αναγκών της σύγχρονης επιχείρησης για cloud υπηρεσίες. Καταρχάς, ποιες είναι οι ανάγκες και ποια τα χαρακτηριστικά της σύγχρονης επιχείρησης; Η σύγχρονη επιχείρηση έχει ανάγκη από:

• Αποδοτικότητα των στελεχών της
• Μετακίνηση και αυτονομία
• Αξιοπιστία και προσβασιμότητα των υπηρεσιών της
• Σύγχρονα εργαλεία
• Χαμηλά λειτουργικά κόστη

Αναλύοντας λίγο περισσότερο τα παραπάνω σημεία θα λέγαμε τα εξής. Πλέον η επιχείρηση έχει ανάγκη από ανθρώπους που θα μπορούν να κάνουν όσο το δυνατόν περισσότερα πράγματα. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι δεν θα περιορίζονται απλώς στο να γράψουν ένα έγγραφο στο Word ή να φτιάξουν ένα spreadsheet στο Excel. Θα πρέπει να έχουν δυνατότητα ευρύτερης επικοινωνίας, μέσω e-mail, μέσω γραπτών μηνυμάτων, μέσω voice ή/και video conference αλλά και διαμοίραση της επιφάνειας εργασίας τους ώστε να βοηθήσουν έναν συνεργάτη, να κάνουν μία παρουσίαση ή να δείξουν στον τεχνικό ένα πρόβλημα που τους παρουσιάζεται.

Ακόμα ακόμα, αυτό μπορεί να συνεπάγεται ότι το στέλεχος δεν θα βρίσκεται μονίμως στο γραφείο του αλλά ότι θα μπορεί να βρίσκεται εν κινήσει και η μόνη συσκευή διασύνδεσης να είναι το smartphone του μέσω 3G ή WiFi. Ακόμα και εκεί υπάρχει η ανάγκη να μένει σε επαφή με το γραφείο και τους συνεργάτες του, καθώς και να έχει πρόσβαση στα αρχεία του αλλά και να μπορεί να στείλει e-mail, να συνομιλήσει, κλπ. Σε αυτό πρέπει να προστεθεί η τάση ολοένα και περισσότεροι εργαζόμενοι να χρησιμοποιούν δικές τους συσκευές. Είτε πρόκειται για smartphones είτε για οικιακούς υπολογιστές και laptops, όλο και περισσότεροι εργαζόμενοι επιλέγουν οι ίδιοι να χρησιμοποιούν τις δικές τους συσκευές όταν τους δίνεται αυτή η δυνατότητα (εργασία από το σπίτι, χρήση των δικών τους smartphones ή laptops, κλπ).

Φυσικά, όλα τα παραπάνω αποκτούν νόημα μόνο όταν οι υπηρεσίες αυτές είναι προσβάσιμες όχι μόνο από παντού, αλλά και σε βάση 24/365 , ιδανικά, χωρίς καμία διακοπή. Δεν υπάρχει τίποτα πιο καταστροφικό τη στιγμή που ένας πωλητής απαιτείται να έχει ένα στοιχείο που θα παρουσιάσει στον πελάτη ή που θα πρέπει να λάβει έγκαιρα ένα επείγον μήνυμα να μην έχει πρόσβαση στην υπηρεσία λόγω τεχνικού προβλήματος ή, έστω, και προγραμματισμένης συντήρησης. Τα ίδια ισχύουν και για τη διασφάλιση των αρχείων και της πληροφορίας γενικότερα, ώστε η επιχείρηση να είναι σίγουρη ότι ακόμα και σε περίπτωση ανθρωπίνου λάθους, τα αρχεία της υπάρχουν ασφαλή σε κάποιο μέσο, έτοιμα να επανέλθουν όπως ήταν πριν την καταστροφή.

Επιπλέον, η τεχνολογία επιτρέπει ολοένα και πιο πολύπλευρη και δημιουργική επικοινωνία. Εκτός του παραδοσιακού πλέον e-mail, έχουν μπει στην καθημερινότητα πολλών από εμάς τα γραπτά άμεσα μηνύματα, η φωνή, το βίντεο, η πολυμερής συνδιάσκεψη, η online παρουσίαση του desktop ή μίας εφαρμογής και ο απομακρυσμένος έλεγχος. Όλα αυτά μειώνουν το χρόνο απόκρισης, αυξάνουν την παραγωγικότητα και μειώνουν τα κόστη αφού συχνά αποφεύγεται η ανάγκη για φυσική παρουσία και η προσωπική μετακίνηση.

Τέλος, το κόστος αποτελεί τον οδηγό (driver) οποιασδήποτε απόφασης για υιοθέτηση νέων τεχνολογιών. Καλά όλα τα παραπάνω, αλλά θα πρέπει να συνοδεύονται από μία ελκυστική τιμή η οποία θα καθιστά την επένδυση επικερδή και άμεσα αποσβέσιμη. Ειδικά για τη διαχείριση των αποσβέσεων σε λογιστικό επίπεδο, η μορφή των συνδρομητικών υπηρεσιών βολεύει ιδιαίτερα. Συν ότι δεν απαιτεί κεφάλαιο για την αρχική επένδυση, παρά μόνο την πληρωμή του τρέχοντος μήνα.

Τι είναι λοιπόν το Microsoft Office 365 και πως μπορεί να καλύψει τις παραπάνω ανάγκες; Καταρχάς το Office 365 δεν είναι κάποια καινούρια έκδοση του Microsoft Office! Είναι μία συνδρομητική υπηρεσία της Microsoft βασισμένο στη δική της υποδομή cloud. Οι cloud υπηρεσίες είναι υπηρεσίες που παρέχονται μέσω Internet από υπολογιστές (servers) που διαθέτουν υψηλότατη διαθεσιμότητα (99,99% έως 99,999%) αξιοποιώντας τις νέες τεχνολογίες στο clustering, shared storage, load balancing, κλπ. Φυσικά, ο τελικός χρήστης δε χρειάζεται να ξέρει τίποτα από όλα αυτά. Για αυτόν όλα τα παραπάνω δε σημαίνουν τίποτα πέραν του ότι θα απολαμβάνει τις υπηρεσίες του απρόσκοπτα, οποιαδήποτε στιγμή τις χρειαστεί και από οποιοδήποτε σημείο.

Το Office 365, διαθέτει ως υπηρεσία 4 πακέτα (plans). Το πιο μικρό, που απευθύνεται κυρίως σε ιδιώτες και όχι σε επιχειρηματίες, παρέχει online υπηρεσία mail και ημερολογίου. Η διαφορά σε σχέση με τις δωρεάν υπηρεσίες τύπου Hotmail, GMail, κλπ είναι ότι υπάρχει σημαντικά μεγαλύτερη αξιοπιστία της παρεχόμενης υπηρεσίας αλλά και μερικές επιπλέον δυνατότητες διαμοίρασης του ημερολογίου, συγχρονισμός με το Active Directory σε περίπτωση που υπάρχει κάποιος server με ένα Windows Domain και, φυσικά, ότι παρέχεται στο domain του πελάτη (πχ ctlab.gr).

Το επόμενο πλάνο με κωδικό P1, παρέχει σημαντικές επιπλέον λειτουργίες. Office WebApps, Sharepoint online, Microsoft Lync, public web site και antimalware προστασία στο mailbox. Εδώ ξεκινούν τα σοβαρά εργαλεία. Το Office WebApps είναι μία πιο ελαφριά έκδοση των γνωστών μας Word, Excel, Outlook και Powerpoint αλλά σε online μορφή μέσω κάποιου browser (υποστηρίζονται όλοι οι γνωστοί browsers). Το Lync είναι ένα πολυεργαλείο με πολλαπλές δυνατότητες επικοινωνίας. Παρέχει chat, voice, video, conference, desktop sharing και απομακρυσμένο έλεγχο. Σημειώστε ότι το conference γίνεται μέσω των servers της Microsoft και υποστηρίζει άνετα μέχρι και 250 συμμετέχοντες ανά συνεδρία! Παράλληλα, οι χρήστες του Lync μπορούν να επικοινωνούν με χρήστες του MSN Messenger, ενώ πολύ σύντομα αναμένεται και το chat integration με το Skype! Τέλος, το Sharepoint online αποτελεί έναν τρόπο δημιουργίας συλλογών αρχείων με αντίστοιχο τρόπο του κλασσικού shared folder του Windows Server, με τη διαφορά ότι βρίσκεται online και είναι προσβάσιμος από παντού. Φυσικά υπάρχει μέριμνα για caching, locking, collaboration και όλα τα καλούδια που καθιστούν την υπηρεσία πολύ γρήγορη και αξιόπιστη ακόμα και από συνδέσεις μέτριας ταχύτητας αλλά και όταν πολλαπλοί χρήστες εργάζονται πάνω στο ίδιο αρχείο! Ο χώρος που παρέχεται είναι 10GB συν 500MB για κάθε επιπλέον χρήστη.

Τα επόμενα πακέτα E1 και E3, είναι επιπέδου enterprise και απευθύνονται σε μεγάλες επιχειρήσεις με εκατοντάδες ή και χιλιάδες χρήστες. Μεταξύ άλλων, τα πακέτα αυτά προσφέρουν άδεια χρήσης για το Office 2010 (και σύντομα την έκδοση 2013), πολλαπλά Sharepoint collections και αρκετά άλλα εργαλεία προσανατολισμένα στις μεγάλες επιχειρήσεις.

Το κόστος όλων αυτών είναι αρκετά προσιτό και ο υπολογισμός γίνεται με έναν απλό και κατανοητό τρόπο, ώστε η επιχείρηση να γνωρίζει εξαρχής τι καλείται να πληρώσει. Για τα πακέτα P1, οι τιμές έπεσαν αυτόν το μήνα και διαμορφώθηκαν στα 5,25€ ανά μήνα ανά χρήστη. Η πληρωμή γίνεται αυτόματα μέσω πιστωτικής κάρτας και η χρέωση γίνεται σταδιακά ανά μήνα. Φυσικά, υπάρχει η δυνατότητα αυξομείωσης του πλήθους των αδειών από μήνα σε μήνα και το κόστος διαμορφώνεται ανάλογα.

Στον υπολογισμό της αξίας της υπηρεσίας, θα πρέπει κανείς να λάβει υπόψη του ότι το Office 365 δεν απαιτεί servers, επιπλέον άδειες χρήσης, συντήρηση και υποδομή (rack, UPS, ρεύμα για τον εξοπλισμό, κλπ). Μία επιχείρηση δηλαδή που έως τώρα είχε αρκετά δυνατούς servers για να καλύψει τις ανάγκες της, μεταξύ άλλων, σε e-mail πλέον μπορεί να καλυφθεί με χαμηλότερης ισχύος server ή και λιγότερους σε πλήθος. Στην περίπτωση πολύ μικρών επιχειρήσεων που αποτελούνται από 1-2 άτομα, δεν απαιτείται καν server.

Ο πιο απλός τρόπος να υιοθετήσει κανείς την υπηρεσία ή να μάθει περισσότερες πληροφορίες, είναι να επικοινωνήσει με έναν Microsoft Certified Partner. Αν δε γνωρίζεται κάποιον, μπορείτε να απευθυνθείτε εδώ.