Σε μια σύγχρονη αγορά όπου οι επιχειρήσεις προσπαθούν να συμπιέσουν τα λειτουργικά τους κόστη, μία τεχνολογία που επιτρέπει τον μηδενισμό των αποστάσεων είναι κάτι παραπάνω από ευπρόσδεκτη. Το Cisco WebEx είναι μία τεχνολογία που επιτρέπει στις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς την αξιοποίηση των ευρυζωνικών συνδέσεων Internet για την απομακρυσμένη επικοινωνία των συνεργατών της. Οι ανάγκες που μπορούν να καλυφθούν ποικίλουν και αφορούν την τηλεεκπαίδευση, την παρουσίαση, τη συνδερίαση μέχρι και την απομακρυσμένη τεχνική εξυπηρέτηση. Πρόκειται για μία υπηρεσία της Cisco που ανήκει στην κατηγορία SaaS (Software as a Service), δηλαδή την παροχή υπηρεσιών μέσω εξειδικευμένου λογισμικού.
Για να καταλάβει κανείς τη χρησιμότητα αλλά και την αποτελεσματικότητα της λύσης WebEx, θα πρέπει πρώτα να κατανοήσει τις ανάγκες της σύγχρονης επιχειρηματικότητας. Σήμερα, οι επιχειρήσεις καλούνται να δραστηριοποιηθούν σε ένα ευρύ γεωγραφικό χώρο, πολλές φορές και εκτός των συνόρων της χώρας. Η τηλεφωνική επικοινωνία μεταξύ των συνεργατών συχνά δεν επαρκεί, αφού πχ οι πωλήσεις στα κεντρικά πρέπει να παρουσιάσουν στο δίκτυο των πωλητών ένα νέο προϊόν ή οι κατά τόπους υπεύθυνοι των υποκαταστημάτων θα πρέπει να συνεδριάζουν τακτικά με την κεντρική διοίκηση. Επιπλέον, οι εταιρίες πληροφορικής καλούνται να εκπαιδεύσουν τον πελάτη πάνω σε μία εφαρμογή που εγκαταστάθηκε αλλά αφορά δεκάδες καταστήματα και υπαλλήλους διασκορπισμένους σε όλη την Ελλάδα ή ακόμα και στο εξωτερικό. Ομοίως και για τυχόν τεχνικά προβλήματα ή απορίες πάνω στη χρήση της εφαρμογής.
Όλα τα παραπάνω συνεπάγονται κόστη μετακίνησης, πληρωμές προσωπικού εκτός έδρας, καθυστερήσεις στην διεκπεραίωση των εργασιών και συχνά αναποτελεσματικότητα. Τι είναι λοιπόν το Cisco WebEx και πως επιλύει τα παραπάνω προβλήματα;
Καταρχάς το κλειδί σε μία τέτοια λύση είναι η απλότητα. Όποια κι αν είναι η λύση, θα πρέπει να απευθύνεται σε μη εξειδικευμένο προσωπικό που δεν είναι υποχρεωμένο να έχει τεχνικές γνώσεις πληροφορικής. Σε αυτό το σημείο το WebEx παίρνει άριστα, αφού είναι τόσο απλό που η εκπαίδευση της χρήσης του γίνεται μέσα από το ίδιο το WebEx! Δεν απαιτεί καμία εγκατάσταση (ένα από τα καλά του SaaS) ενώ δεν μπλέκει τον χρήστη με περιττές επιλογές, ερωτήσεις, κλπ. Όλες οι λειτουργίες, τόσο από την πλευρά του διαχειριστή όσο και των χρηστών, γίνονται μέσα από τον browser. Καθώς απαιτείται η χρήση της τεχνολογίας ActiveX, υποστηρίζεται ο Internet Explorer και ο Mozilla Firefox με εγκατεστημένη την επέκταση για το ActiveX της Microsoft.
Από δυνατότητες, το WebEx μπορεί να αξιοποιήσει πλήρως την επιφάνεια εργασίας μας, είτε ολόκληρη είτε μεμονομένα παράθυρα που θα υποδείξουμε στο σύστημα, κάμερες, μικρόφωνα, γραπτά μηνύματα ακόμα και smartphones. Φτάνει να υπάρχει σύνδεση με το Internet.
Πως λειτουργεί. Ο διαχειριστής, πάντα μέσα από τον browser του συνδέεται στον διακομιστή του WebEx μέσω Internet. Εκεί δημιουργεί ένα νέο συμβάν και καλεί τους χρήστες που θέλει να συμμετάσχουν εισάγοντας τις ηλεκτρονικές τους διευθύνσεις. Οι χρήστες θα λάβουν ένα μήνυμα-πρόσκληση, όπου θα καλούνται να κάνουν κλικ σε μία διεύθυνση ώστε να συμμετάσχουν στη συνεδρία. Ο προγραμματισμός μπορεί να γίνει αρκετές μέρες πριν, οπότε το σύστημα αναλαμβάνει αυτόματα να υπενθυμίζει στους χρήστες το ραντεβού τους για τη συνεδρία, όσο οι μέρες πλησιάζουν.
Από την πλευρά του χρήστη, με το που θα συνδεθεί στο σύστημα του WebEx θα συμμετάσχει αυτόματα στη συνεδρία και θα μπορεί να παρακολουθεί ότι και οι υπόλοιποι χρήστες. Αυτό μπορεί να είναι μία παρουσίαση σε PowerPoint, μία επίδειξη χρήσης μιας εφαρμογής, μία ομιλία, ένα video ή και συνδυασμός των παραπάνω. Οι δυνατότητες που έχει ο χρήστης, όπως η ομιλία μέσα στη συνεδρία, η αποστολή γραπτών δημόσιων μηνυμάτων, η ενεργοποίηση της κάμερας ώστε να τον βλέπουν οι υπόλοιποι ακόμα και ανάληψη της διαχείρισης της παρουσίασης, όλα ελέγχονται από τον τρέχων διαχειριστή του συμβάντος. Αν δηλαδή ο διαχειριστής θελήσει να δώσει τον έλεγχο σε έναν συμμετέχοντα, μπορεί να το κάνει την ώρα της συνεδρίας και ο έλεγχος να περάσει πλέον στον νέο διαχειριστή. Ή πχ μπορεί να δώσει σε όλους δυνατότητα αποστολής γραπτών μηνυμάτων, αλλά δυνατότητα ομιλίας σε μερικούς μόνο συμμετέχοντες. Επίσης, ο διαχειριστής μπορεί να επιλέξει να προβάλλεται ολόκληρη η οθόνη του ή μεμονωμένα παράθυρα που αυτός επιλέγει. Μπορεί ακόμα και να ζητήσει από κάποιον συμμετέχοντα να του δώσει έλεγχο στο μηχάνημά του και οι υπόλοιποι να παρακολουθούν την οθόνη του συμμετέχοντα ενώ τη χειρίζεται ο διαχειριστής της συνεδρίας.
Έτσι, ανάλογα με το πλήθος των συμμετέχοντων και τους ρόλους που δίνει ο διαχειριστής στον καθένα, μπορεί να μετατρέψει το WebEx ως εξής:
- Σε εργαλείο συνεδρίασης, όπου ο καθένας έχει δικαίωμα παρέμβασης με ομιλία
- Σε εργαλείο παρουσίασης, όπου προβάλει ένα βίντεο, ένα παράθυρο, ένα PowerPoint ή οτιδήποτε και οι συμμετέχοντες μπορούν να υποβάλουν ερωτήματα γραπτώς. Αξιοσημείωτο είναι ότι ένας συμμετέχοντας μπορεί να σηκώσει το χέρι του ζητώντας την άδεια να πάρει το λόγο για να υποβάλει μία ερώτηση ή μία παρατήρηση. Το λόγο πάντα θα του τον δώσει ο διαχειριστής, εαν και όποτε το θελήσει.
- Σε εργαλείο απομακρυσμένης τεχνικής υποστήριξης. Ο διαχειριστής ζητάει την άδεια από τον συμμετέχοντα να αναλάβει τον έλεγχο του υπολογιστή του. Αν δεχτεί, τότε ο διαχειριστής βλέπει την οθόνη του απομακρυσμένου υπολογιστή και χειρίζεται αυτός το ποντίκι και το πληκτρολόγιο. Παράλληλα μπορεί να μιλάει με τον χρήστη δίνοντάς του ή ζητώντας του πληροφορίες.
- Σε εργαλείο εκμάθησης. Ο διαχειριστής εκτελεί στον υπολογιστή του την εφαρμογή προς εκμάθηση και διαμοιράζει το παράθυρό της με τους υπόλοιπους. Οι συμμετέχοντες μπορούν να γράψουν μήνυμα ή να σηκώσουν το χέρι τους για να υποβάλλουν ερώτηση.
